Inleiding
Persoonsgegevens zijn alle gegevens waarmee een persoon direct of indirect kan worden geïdentificeerd. Het gaat onder meer over identiteitsgegevens, contactgegevens, een foto, film- en videobeelden, etcetera. De regelgeving is van toepassing van zodra persoonsgegevens op een gestructureerde manier worden verwerkt, hetzij digitaal of op papier.
De Vlaamse Organisatie voor Internationale Volkssporten vzw, verder afgekort met VIV, houdt zich altijd aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Belgische privacywet van 8 december 1992 en vanaf 25 mei 2018 de Europese privacywet oftewel de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) ook wel General Data Protection Regulation (GDPR) genoemd.
De VIV hecht veel waarde aan de bescherming van gegevens die haar worden verstrekt. Daarom voert de vereniging een strikt beleid dat beoogt om steeds vertrouwelijk en integer om te gaan met de gegevens van alle aangesloten leden zodat ieders privacy kan worden gerespecteerd en gewaarborgd. De verwerking van gegevens slaat op elke actie die uitgevoerd wordt op en met gegevens. Daaronder valt o.a. het verzamelen, bewerken, opslaan en verwijderen van data.
In dit privacybeleid willen we heldere en transparante informatie geven over welke gegevens we verzamelen en hoe wij omgaan met gegevens.
Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
- uw gegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type gegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;
- de verwerking van uw gegevens beperkt houden tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
- vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw gegevens;
- passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
- geen gegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
- op de hoogte te zijn van uw rechten omtrent uw gegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.
1. De Vlaamse Organisatie voor Internationale Volkssporten vzw
Zoals beschreven in het decreet van 10 juni 2016 behoort de VIV tot de Organisaties voor de Sportieve Vrijetijdsbesteding.
Om dit begrip duidelijk te maken vindt u hieronder enkele definities uit het decreet:
- Vrijetijdscluster: een verzameling van aanverwante sportieve vrijetijdsbestedingen.
o Internationale volkssporten: activiteiten, met hoofdzakelijk een sociale dimensie, die een uitgesproken internationaal karakter hebben, waarbij de klemtoon ligt op het aspect concentratie.
- Organisatie voor de sportieve vrijetijdsbesteding: een vereniging zonder winstoogmerk die is samengesteld uit één of meer verenigingen die de sportieve vrijetijdsbesteding beoefenen binnen dezelfde vrijetijdscluster.
De Vlaamse Regering erkent één organisatie voor de sportieve vrijetijdsbesteding per vrijetijdscluster.
Als binnen één vrijetijdscluster verschillende organisaties die voldoen aan de erkenningsvoorwaarden, een aanvraag tot erkenning indienen, fuseren die organisaties tot één organisatie voor de sportieve vrijetijdsbesteding, om in aanmerking te komen voor erkenning.


2. Bron van gegevens
2.1. Leden
De ‘leden’ van de VIV worden opgesplitst in twee groepen. Zo heeft de federatie enerzijds effectieve leden en anderzijds toegetreden leden
De federaties Petanque Federatie Vlaanderen vzw, afgekort tot PFV, en Vlaamse SnookerFederatie vzw, afgekort tot VSF, zijn de stichtende leden.
2.1.1. Effectieve leden
Effectieve leden zijn alle leden die door de algemene vergadering worden aanvaard en wiens naam vervolgens is vermeld in het ledenregister dat op de zetel van de vereniging wordt bijgehouden. De wettelijke bepalingen van de vzw-wet zijn alleen op de effectieve leden van toepassing. De volheid van het lidmaatschap, met inbegrip van het stemrecht op de algemene vergadering, komt uitsluitend toe aan de effectieve leden.
De effectieve leden worden opgenomen in de statuten van de VIV, dit zoals opgelegd door de wetgeving. Tijdens de Algemene Vergadering kunnen bestuurders ontslagen worden of benoemd worden. Ontslagen en/of benoemingen moeten neergelegd worden aan de hand van de statuten. Volgende persoonsgegevens van de bestuurders worden gepubliceerd in de statuten en kunnen door iedereen geraadpleegd worden via het Belgisch Staatsblad:
- naam, voornaam;
- functie;
- adres (straat, nummer, postcode, woonplaats);
- geboortedatum;
- geboorteplaats.
Door neerlegging van de statuten worden de bestuurders automatisch doorgegeven naar de Kruispuntbank voor Ondernemingen (KBO). Iedereen kan ondernemingsgegevens opvragen a.d.h.v. de website van de KBO. Hier kan men enkel de naam en voornaam van de bestuurders terugvinden.
De Algemene vergadering, verder afgekort met AV, is samengesteld uit alle effectieve leden vermeerderd met de leden van de Raad van Bestuur.
De AV is samengesteld a rato van de aangesloten leden van elk lid (aangesloten federatie). Dit wordt bepaald op basis van het aantal aangesloten leden binnen elk lid (aangesloten federatie) vastgelegd op datum van 1 oktober van het vorig jaar. De samenstelling van de algemene vergadering wordt bepaald op basis van onderstaande indeling:
- 500 tot 2000 leden: 1 lid in de AV
- 2001tot 4000 leden: 2 leden in de AV
- 4001 tot 6000 leden: 3 leden in de AV
- 6001 en meer leden: 4 leden in de AV
De samenstelling van de leden van de AV per lid (aangesloten federatie) worden door de RvB van elk lid (aangesloten federatie) verkozen.
De oproeping tot de AV en een voorlopige agenda wordt verzonden door middel van een schrijven of e-mail aan de effectieve leden en dit tenminste acht kalenderdagen voor de vergadering.


De vereniging wordt bestuurd door een Raad van Bestuur, verder afgekort met RvB, van ten minste vijf personen. De RvB bestaat verder uit een representatieve afvaardiging van elk lid. De RvB wordt samengesteld door de AV op basis van het aantal aangesloten leden binnen elk lid van het laatste jaar van het lopende mandaat:
- 500 tot 2000 leden: 1 lid van de RvB
- 2001 tot 4000 leden: 2 leden van de RvB
- 4001 tot 6000 leden: 3 leden van de RvB
- 6001 en meer leden: 4 leden van de RvB
Elk lid verkiest binnen haar vereniging de leden voor de RvB die tevens zetelen in de AV van de VIV namens het lid. De leden die zetelen binnen de RvB dienen ook te zetelen binnen de RvB van elk lid. De kandidaatstellingen per lid voor de RvB worden per e-mail aan het secretariaat ter attentie van de voorzitter van de VIV meegedeeld.
De RvB wordt per e-mail bijeengeroepen door de voorzitter.
Elk effectief lid kan steeds uit de vereniging treden. Het ontslag moet per aangetekend schrijven aan het secretariaat ter attentie van de Raad van Bestuur ter kennis worden gebracht en treedt met onmiddellijke ingang in voege.
2.1.2. Toegetreden leden
Individuele clubs en individuen die een internationale volkssport activiteit of een sportdiscipline beoefenen, behoren tot de eigenheid van een aangesloten federatie en kunnen rechtstreeks aansluiten bij het VIV. Zij dienen evenveel lidgeld te betalen aan de VIV als de effectieve leden van deze federatie. Ze krijgen geen mandaat en geen stemrecht in de Raad van Bestuur of de Algemene Vergadering. Zij kunnen een aanvraag indienen op het algemeen secretariaat van het VIV om de AV bij te mogen wonen.
Ieder lid die door de algemene vergadering als vereniging wordt aanvaard kan op voordracht van de raad van bestuur tot de VIV toetreden. Het verzoek om toelating van een kandidaat-lid moet steeds schriftelijk worden ingediend bij de voorzitter van de Raad van Bestuur.
Elk toegetreden lid kan steeds uit de vereniging treden. Het ontslag moet per aangetekend schrijven aan het secretariaat ter attentie van de Raad van Bestuur ter kennis worden gebracht en treedt met onmiddellijke ingang in voege.
De rechten en plichten van de toegetreden leden worden beschreven in het huishoudelijk reglement.
2.1.3 Sportieve vrijetijdsbeoefenaars
Om voor de algemene werkingssubsidie in aanmerking te komen dient de VIV een ledenbestand van de sportieve vrijetijdsbeoefenaars die ze vertegenwoordigt op het secretariaat bij te houden. De Vlaamse Regering bepaalt de gegevens, waaronder persoonsgegevens, die in het ledenbestand minimaal moeten worden opgenomen, waaronder een uniek identificatienummer. Met het oog op deze unieke identificatie kunnen de organisaties voor sportieve vrijetijdsbesteding, haar aangesloten verenigingen en hun eventuele clubs hiertoe het rijksregisternummer opvragen en bewaren in het ledenbestand.
De VIV stelt het ledenbestand samen op basis van gegevens die ze doorkrijgt van haar leden.


2.2. Personeel
De VIV heeft personeel in dienst die zorgen voor de algemene werking van de VIV en die ondersteuning bieden aan de leden volgens het beleidsplan.
De VIV beschikt over verschillende persoonsgegevens van haar werknemers. Deze gegevens werden bekomen aan de hand van de arbeidsovereenkomst die werd aangegaan tussen de VIV en de werknemer en een inlichtingenfiche dat werd ingevuld bij het aangaan van de overeenkomst.
Een arbeidsovereenkomst is een wederkerige overeenkomst. Dit houdt in dat er twee partijen zijn die tegenover elkaar verplichtingen opnemen. Bij een arbeidsovereenkomst is dat het onder gezag verrichten van arbeid door de werknemer en het betalen van loon door de werkgever.
2.3. Wettelijke gronden
Er gelden vier wettelijke gronden voor sportfederaties om persoonsgegevens te verwerken:
1. wettelijke verplichting: verwerking van gegevens opgelegd door een wet, decreet,...
2. contractuele basis: gegevens opvragen in functie van de uitvoering van de overeenkomst. Hierbij wordt een lid aanzien als een klant en het lidmaatschap aanzien als het aangaan van een contract.
3. gerechtvaardigd belang: wanneer het doel, de rechten en de redelijke privacy-verwachting van de betrokkene niet wordt geschaad. Een goed voorbeeld is het versturen van nieuwsbrieven.
4. ondubbelzinnige toestemming: actief om toestemming vragen waarbij de betrokkene zelf aangeeft al dan niet akkoord te gaan.
Type Wettelijke verplichting Contractuele basis Gerechtvaardigd belang Ondubbelzinnige toestemming Verplicht in te vullen item

Effectieve leden
Naam + voornaam x x
Functie x x
adres (straat, nummer, postcode, woonplaats) x x
Geboortedatum x x
Geboorteplaats x x
Sportfederatie x x
Telefoonnummer x x
E-mailadres x x
Toegetreden leden
Naam + voornaam x x
Functie x x
adres (straat, nummer, postcode, woonplaats) x x
Geboortedatum x x
Geboorteplaats x x
Sportfederatie x x
Telefoonnummer x x
E-mailadres x x
Sportieve Vrijetijdsbeoefenaars
Naam + voornaam x x
ID-lid x x
Adres (straat, huisnummer, postcode, gemeente/stad, land) x x
Geboortedatum x x
Geslacht x x
Nationaliteit x x
Club x x
Statuut (competitief, recreatief) x x
Bestuurslid x x
Trainer x x
Scheidsrechter x x



3. Waarom verwerkt de VIV gegevens?
3.1. Leden
3.1.1. Effectieve leden
De Algemene Vergadering, verder afgekort met AV, is bevoegd voor:
- de wijziging van de statuten;
- de benoeming en afzetting van de bestuurders;
- de benoeming en afzetting van de commissarissen en het bepalen van een bezoldiging indien deze wordt toegekend;
- de kwijting aan de bestuurders en commissarissen;
- de goedkeuring van de begroting en de jaarrekening;
- de ontbinding van de vereniging;
- de benoeming en uitsluiting van een lid;
- de omzetting van de vereniging in een vennootschap met een sociaal oogmerk;
- alle gevallen waarin de statuten en wetteksten dat vereisten.
De AV moet tenminste éénmaal per jaar worden bijeengeroepen voor het goedkeuren van de rekeningen van het afgelopen jaar en voor de begroting van het komend jaar. De uitnodiging en agenda voor deze samenkomst wordt per mail verzonden.
De Raad van Bestuur, verder afgekort met RvB, is bevoegd voor de werking binnen de vereniging.
De RvB wordt per e-mail bijeengeroepen ten minste 8 kalenderdagen voor de vergadering. De agenda voor de vergadering wordt eveneens per e-mail verzonden samen met de uitnodiging.
De effectieve leden worden opgenomen in de statuten van de VIV, dit zoals opgelegd door de wetgeving. Tijdens de Algemene Vergadering kunnen bestuurders ontslagen worden of benoemd worden. Ontslagen en/of benoemingen moeten neergelegd worden aan de hand van de statuten. Volgende persoonsgegevens van de bestuurders worden gepubliceerd in de statuten en kunnen door iedereen geraadpleegd worden via het Belgisch Staatsblad:
- naam, voornaam;
- functie;
- adres (straat, nummer, postcode, woonplaats);
- geboortedatum;
- geboorteplaats.
Door neerlegging van de statuten worden de bestuurders automatisch doorgegeven naar de Kruispuntbank voor Ondernemingen (KBO). Iedereen kan ondernemingsgegevens opvragen a.d.h.v. de website van de KBO. Hier kan men enkel de naam en voornaam van de bestuurders terugvinden.
3.1.2. Toegetreden leden
Om als organisatie voor de sportieve vrijetijdsbesteding erkend te worden en te blijven, moet de organisatie aan enkele voorwaarden voldoen. De voorwaarden waarbij de toegetreden leden worden betrokken zijn:
- De VIV moet via haar aangesloten verenigingen ten minste 500 sportieve vrijetijdsbeoefenaars vertegenwoordigen. De Vlaamse Regering bepaalt de gegevens, waaronder persoonsgegevens die in het ledenbestand minimaal moeten worden opgenomen. Elk jaar moet de VIV haar ledenbestand doorsturen naar Sport Vlaanderen ter controle van de erkenning. De gegevens van de sportieve vrijetijdsbeoefenaars worden verkregen via de leden van de VIV.
- De VIV wordt geleid door een AV en een RvB waarin de aangesloten verenigingen op representatieve wijze vertegenwoordigd zijn. Leden krijgen de uitnodiging voor de vergaderingen per e-mail.
Om als organisatie in aanmerking te komen voor een algemene werkingssubsidie, moet de erkende organisatie voor de sportieve vrijetijdsbesteding aan enkele voorwaarden voldoen. De voorwaarden waarbij de toegetreden leden worden betrokken zijn:
- De VIV moet de volgende opdrachten uitvoeren voor alle vrijetijdsbeoefenaars van de aangesloten verenigingen:
o Informatie verzamelen en verspreiden over de VIV en kwalitatieve dienst- en adviesverlening aanbieden;
o De sportieve vrijetijdsbesteding van de VIV promoten;
o Fungeren als centraal aanspreekpunt voor de aangesloten verenigingen, de sportieve vrijetijdsbeoefenaars die ze vertegenwoordigt, en de Vlaamse Overheid.
Naast de wettelijke redenen om gegevens van de leden op te vragen, doet VIV dit ook om:
- een maandelijkse nieuwsbrief te kunnen uitsturen naar haar leden, Sport Vlaanderen, Dynamo Project, Vlaamse Sportfederatie en de Vlaamse Overheid;
- als clusterorganisatie ondersteuning te kunnen bieden aan haar leden;
- interessante informatie, lopende en nieuwe projecten van interne of externe instanties mee te delen met haar leden;
- opleidingen aan te bieden aan haar leden;
- tools op te maken om de leden te helpen bij bepaalde specifieke onderwerpen;
- jaarlijks een bevraging af te nemen van de leden;
- in te spelen op de behoeften en noden van de federaties;
- het contactpunt te zijn met externe instanties in de sector.
Voor bovenstaande doelstellingen kan VIV de volgende gegevens opvragen:
- benaming federatie, rechtsvorm federatie, namen bestuursleden federatie;
- activiteiten federatie;
- adres voorzitter federatie;
- e-mailadres federatie / bestuursleden federatie;
- telefoonnummer federatie/ bestuursleden federatie;
- website federatie.
3.1.3. Sportieve vrijetijdsbeoefenaars
Om als organisatie voor de sportieve vrijetijdsbesteding erkend te worden en te blijven, moet ze aan enkele voorwaarden voldoen. De voorwaarden waarbij de sportieve vrijetijdsbeoefenaars worden betrokken zijn:
- De VIV dient ter bescherming van de sportieve vrijetijdsbeoefenaars die ze vertegenwoordigt, verzekeringspolissen afsluiten. De Vlaamse Regering bepaalt de minimumvoorwaarden waaraan deze verzekeringspolissen moeten voldoen.
- De VIV dient ter bescherming van de occasionele sportieve vrijetijdsbeoefenaars die deelnemen aan sportpromotionele acties, verzekeringspolissen afsluiten. De Vlaamse Regering bepaalt de minimumvoorwaarden waaraan deze verzekeringspolissen moeten voldoen.
Om als organisatie in aanmerking te komen voor een algemene werkingssubsidie, moet de erkende organisatie voor de sportieve vrijetijdsbesteding aan enkele voorwaarden voldoen. De voorwaarden waarbij de sportieve vrijetijdsbeoefenaars worden betrokken zijn:
- De VIV moet de volgende opdrachten uitvoeren voor alle vrijetijdsbeoefenaars van de aangesloten verenigingen:
o informatie verzamelen en verspreiden over de VIV en kwalitatieve dienst- en adviesverlening aanbieden;
o de sportieve vrijetijdsbesteding van de VIV promoten;
o fungeren als centraal aanspreekpunt voor de aangesloten verenigingen, de sportieve vrijetijdsbeoefenaars die ze vertegenwoordigt, en de Vlaamse Overheid;
- De VIV moet een bestand van de sportieve vrijetijdsbeoefenaars die ze vertegenwoordigt, op het secretariaat bijhouden. Meer info is hieronder terug te vinden.
De VIV verzamelt gegevens over de sportieve vrijetijdsbeoefenaars die ze vertegenwoordigt via de verschillende aangesloten federaties om in te dienen tijdens de jaarlijkse rapportering aan Sport Vlaanderen volgens het sportdecreet.
Om voor de algemene werkingssubsidie in aanmerking te komen dient de VIV een ledenbestand van de sportieve vrijetijdsbeoefenaars die ze vertegenwoordigt op het secretariaat bij te houden. De Vlaamse Regering bepaalt de gegevens, waaronder persoonsgegevens, die in het ledenbestand minimaal moeten worden opgenomen, waaronder een uniek identificatienummer. Met het oog op deze unieke identificatie kunnen de organisaties voor sportieve vrijetijdsbesteding, haar aangesloten verenigingen en hun eventuele clubs hiertoe het rijksregisternummer opvragen en bewaren in het ledenbestand.
Het unieke identificatienummer en de machtiging om het rijksregisternummer te gebruiken, worden verleend aan de VIV en de aangesloten federaties om dubbeltelling en fictieve leden uit te sluiten. Met het oog op het controleren van de subsidiëringsvoorwaarden en de berekening van de subsidies kan het agentschap Sport Vlaanderen op elk ogenblik de volledige bestanden, gedeeltelijke bestanden of geaggregeerde gegevens raadplegen of opvragen. Enkel geanonimiseerde gegevens worden statistisch verwerkt.
Het subsidiebedrag dat de VIV ontvangt bedraagt de algemene werkingssubsidie van 37 000,00 euro aangevuld met een bedrag dat afhankelijk is van het aantal sportieve vrijetijdsbeoefenaars die de VIV vertegenwoordigd.
In het ledenbestand dat de VIV éénmaal per jaar dient te rapporteren, dienen onderstaande gegevens opgenomen te worden:
- naam, voornaam;
- rijksregisternummer;
- straat, huisnummer, postcode en gemeente/stad, land;
- geboortedatum;
- geslacht;
- nationaliteit;
- club;
- statuut competitief of recreatief;
- bestuurslid;
- trainer;
- ID VOTAS databank ;
- scheidsrechter;
- bachelor of master LO.
We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.
3.2. Personeel
Elke indienst- en uitdiensttreding van een werknemer wordt door de VIV aangegeven bij de RSZ aan de hand van de Dimona-aangifte (Déclaration Immédiate/Onmiddelijke Aangifte). De Dimona-aangifte is verplicht voor alle werkgevers uit de publieke en de private sector.
3.2.1. Sport Vlaanderen
VIV heeft personeel in dienst die zorgen voor de algemene werking van de VIV en die ondersteuning bieden aan de leden volgens het beleidsplan.
Om voor een algemene werkingssubsidie in aanmerking te komen, moet de VIV onder andere minstens één voltijds equivalent in dienst hebben dat minstens beschikt over een diploma van hoger onderwijs van één cyclus met volledig leerplan/ professionele bachelor of kandidaatsdiploma/ academische bachelor of een getuigschrift van hoger onderwijs, uitgereikt na een cyclus van ten minste twee studiejaren. Deze voorwaarde zorgt ervoor dat de VIV op de hoogte moet zijn van (het niveau van) de behaalde diploma’s van haar werknemers.
3.2.2. Partena Professional - HDP
De VIV doet voor de loonadministratie van haar medewerkers beroep op het sociaal secretariaat ‘Partena Professional-HDP’.
Maandelijks geeft de VIV een overzicht van de gepresteerde uren door aan Partena Professional – HDP via het e-loket. Ook opgenomen vakantiedagen, ziektedagen, verlet,… worden aan de hand van dit overzicht meegedeeld met het sociaal secretariaat. De doorgegeven gegevens worden verwerkt door Partena Professional - HDP. Op basis van deze gegevens wordt de loonbrief per medewerker opgemaakt. De loonbrief wordt per e-mail verzonden naar de medewerkers. De VIV kan deze loonbrieven raadplegen via het e-loket. Aan de hand daarvan worden de lonen door de VIV uitbetaald.
De VIV beschikt over onderstaande persoonsgegevens:
- verkregen aan de hand van een arbeidsovereenkomst
• naam, voornaam;
• adres;
• salaris en vergoedingen;
• betalingsmodaliteiten;
- verkregen aan de hand van een inlichtingenfiche
• naam, voornaam;
• geslacht;
• taal;
• geboorteplaats;
• rijksregisternummer;
• geboortedatum;
• studieniveau;
• burgerlijke staat;
• arbeidsstelsel;
• sociale uitkeringen;
- vakantieattest (indien vorige werknemer);
- tewerkstellingsattest.



4. Toestemming om gegevens te verwerken
De gegevens die we hebben van onze leden worden gebruikt voor de realisatie van de hierboven beschreven doelstellingen. De gegevens worden opgegeven bij aanvang van het lidmaatschap.
De federatie maakt voornamelijk gebruik van (persoons)gegevens die wettelijk verplicht zijn of gegevens die worden opgevraagd voor de vereenvoudiging van de werking.
4.1 Effectieve leden
De effectieve leden worden opgenomen in de statuten van de VIV, dit zoals opgelegd door de wetgeving. Tijdens de Algemene Vergadering kunnen bestuurders ontslagen worden of benoemd worden. Ontslagen en/of benoemingen moeten neergelegd worden aan de hand van de statuten. Volgende persoonsgegevens van de bestuurders worden gepubliceerd in de statuten en kunnen door iedereen geraadpleegd worden via het Belgisch Staatsblad:
- naam, voornaam;
- functie;
- adres (straat, nummer, postcode, woonplaats);
- geboortedatum;
- geboorteplaats.
Door neerlegging van de statuten worden de bestuurders automatisch doorgegeven naar de Kruispuntbank voor Ondernemingen (KBO). Iedereen kan ondernemingsgegevens opvragen a.d.h.v. de website van de KBO. Hier kan men enkel de naam en voornaam van de bestuurders terugvinden.
Verder zal de VIV zich voor het gebruik van gegevens (naam, voornaam, e-mailadres,…) van effectieve leden beperken tot wat de VIV nodig acht voor de uitvoering van de werking en de taken van de organisatie.
4.2 Toegetreden leden
Bij de toetreding tot de VIV zullen bepaalde afspraken gemaakt worden. Verder zal de VIV zich voor het gebruik van gegevens van toegetreden leden beperken tot wat de VIV nodig acht voor de uitvoering van haar taken (uitgeschreven in het decreet) en de uitvoering van het beleidsplan.
4.3 Sportieve vrijetijdsbeoefenaars
Persoonsgegevens van de sportieve vrijetijdsbeoefenaars worden door de VIV enkel gebruik binnen het wettelijke kader.
Om als organisatie voor de sportieve vrijetijdsbesteding erkend te worden en te blijven, moet de VIV aan enkele voorwaarden voldoen. Deze voorwaarden worden in het decreet van 10 juni 2016 beschreven.
Om als organisatie in aanmerking te komen voor een algemene werkingssubsidie, moet de erkende organisatie voor de sportieve vrijetijdsbesteding aan enkele voorwaarden voldoen. Deze voorwaarden worden in het decreet van 10 juni 2016 beschreven.
Verder verzamelt de VIV de nodige (persoons)gegevens van de sportieve vrijetijdsbeoefenaars die ze vertegenwoordigt. Deze gegevens bekomt de VIV via de verschillende aangesloten federaties. De gegevens moeten ingediend worden aan Sport Vlaanderen tijdens de jaarlijkse rapportering zoals beschreven in het sportdecreet.
4.4 Personeel
De VIV beschikt over verschillende persoonsgegevens van haar werknemers. Deze gegevens werden bekomen aan de hand van de arbeidsovereenkomst die werd aangegaan tussen de VIV en de werknemer en een inlichtingenfiche dat werd ingevuld bij het aangaan van de overeenkomst. Wanneer de (toekomstige) werknemer bepaalde essentiële gegevens niet wil opgeven, kan er geen arbeidsovereenkomst aangegaan worden


5. Verstrekking aan derden
Onder “derde” wordt de natuurlijke persoon, de rechtspersoon, de feitelijke vereniging of het openbaar bestuur verstaan, niet zijnde de betrokkene, noch de verantwoordelijke voor de verwerking, noch de verwerker, noch de personen die onder rechtstreeks gezag van de verantwoordelijke of de verwerker gemachtigd zijn om de gegevens te verwerken.
5.1 Verstrekken aan gegevens aan derden-verwerkers
Het VIV zal persoonsgegevens aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de beschreven doeleinden waarvoor ze worden opgevraagd.
Het VIV maakt gebruik van een derde partij (een verwerker) voor:
- het verzorgen van de internet omgeving (webhosting, mailhosting);
- het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT netwerk, Netque,…);
- het verzorgen van de (financiële administratie en sociaal secretariaat;
- het verzekeren van onze leden, deelnemers en vrijwilligers.
Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven, tenzij dit wettelijke verplicht en toegestaan is.
Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming te allen tijde in te trekken.
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU. Indien er toch een overdracht naar niet-EU landen gebeurt, dan garandeert VIV een GDPR-conforme bescherming van de gegevens.
5.2 Verstrekken van gegevens aan derden-ontvangers
5.2.1 Effectieve leden
De effectieve leden worden opgenomen in de statuten van de VIV, dit zoals opgelegd door de wetgeving. Tijdens de Algemene Vergadering kunnen bestuurders ontslagen worden of benoemd worden. Ontslagen en/of benoemingen moeten neergelegd worden aan de hand van de statuten. Volgende persoonsgegevens van de bestuurders worden gepubliceerd in de statuten en kunnen door iedereen geraadpleegd worden via het Belgisch Staatsblad:
- naam, voornaam;
- functie;
- adres (straat, nummer, postcode, woonplaats);
- geboortedatum;
- geboorteplaats.
Door neerlegging van de statuten worden de bestuurders automatisch doorgegeven naar de Kruispuntbank voor Ondernemingen (KBO). Iedereen kan ondernemingsgegevens opvragen a.d.h.v. de website van de KBO. Hier kan men enkel de naam en voornaam van de bestuurders terugvinden.
5.2.2 Toegetreden leden
De VIV werkt ter ondersteuning van haar aangesloten federaties. De VIV ondersteund onder andere op administratief en promotioneel vlak. Om deze activiteiten goed te kunnen volbrengen dient de VIV gebruik te maken van gegevens van de federaties. De gegevens die worden meegedeeld zullen te alle tijden beperkt zijn tot wat de VIV nodig acht voor de goede werking en tot wat redelijkerwijs kan doorgegeven worden aan derden.
5.2.3 Sportieve vrijetijdsbeoefenaars
De VIV verzamelt gegevens over de sportieve vrijetijdsbeoefenaars die ze vertegenwoordigt via de verschillende aangesloten federaties om in te dienen tijdens de jaarlijkse rapportering aan Sport Vlaanderen volgens het sportdecreet.
Om voor de algemene werkingssubsidie in aanmerking te komen dient de VIV een ledenbestand van de sportieve vrijetijdsbeoefenaars die ze vertegenwoordigt op het secretariaat bij te houden. De Vlaamse Regering bepaalt de gegevens, waaronder persoonsgegevens, die in het ledenbestand minimaal moeten worden opgenomen, waaronder een uniek identificatienummer. Met het oog op deze unieke identificatie kunnen de organisaties voor sportieve vrijetijdsbesteding, haar aangesloten verenigingen en hun eventuele clubs hiertoe het rijksregisternummer opvragen en bewaren in het ledenbestand.
In het ledenbestand dat de VIV éénmaal per jaar dient te rapporteren, dienen onderstaande gegevens opgenomen te worden:
- naam, voornaam;
- rijksregisternummer;
- straat, huisnummer, postcode en gemeente/stad, land;
- geboortedatum;
- geslacht;
- nationaliteit;
- club;
- statuut competitief of recreatief;
- bestuurslid;
- trainer;
- ID VOTAS databank ;
- scheidsrechter;
- Bachelor of master LO.
We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.
5.2.4 Personeel
Sport Vlaanderen
Aangezien de VIV een erkende, gesubsidieerde organisatie is, zijn er enkele subsidiëringsvoorwaarden met betrekking tot het personeel waar rekening mee gehouden dient te worden. De personeelsleden moeten voldoen aan de minimale voorwaarden inzake diploma’s en getuigschriften, uitgereikt door instellingen die erkend zijn door het Vlaams Ministerie van Onderwijs en Vorming.
Bij indiensttreding, schorsing van de arbeidsovereenkomst of uitdiensttreding van een gesubsidieerd personeelslid dient Sport Vlaanderen op de hoogte te worden gebracht. De sportfederatie deelt in voorkomend geval aan Sport Vlaanderen de volgende gegevens mee:
- de datum van indiensttreding, schorsing van de arbeidsovereenkomst of uitdiensttreding van het personeelslid.
- de persoonlijke gegevens, gegevens van de diensten die het personeelslid gepresteerd heeft, met bijgevoegd een kopie van het diploma of getuigschrift en een kopie van de arbeidsovereenkomst van het personeelslid.
- de sportfederatie moet bij uitdiensttreding van een personeelslid dat personeelslid vervangen binnen de vier maanden.
- de sportfederatie moet bij schorsing van de arbeidsovereenkomst van een personeelslid in de functie van dat personeelslid binnen vier maanden een personeelslid aanstellen dat aan de diplomavereisten voldoet.
Partena Professional - HDP
De VIV doet voor de loonadministratie van haar medewerkers beroep op het sociaal secretariaat ‘Partena Professional-HDP’.
Bij indiensttreding, schorsing van de arbeidsovereenkomst of uitdiensttreding van een personeelslid wordt Partena Professional-HDP hiervan op de hoogte gebracht. De VIV deelt in voorkomend geval de volgende gegevens mee:
- arbeidsovereenkomst
• naam, voornaam;
• adres;
• salaris en vergoedingen;
• betalingsmodaliteiten;
- inlichtingenfiche
• naam, voornaam;
• geslacht;
• taal;
• geboorteplaats;
• rijksregisternummer;
• geboortedatum;
• studieniveau;
• burgerlijke staat;
• arbeidsstelsel;
• sociale uitkeringen;
- vakantieattest (indien vorige werknemer);
- tewerkstellingsattest.
Maandelijks geeft de VIV een overzicht van de gepresteerde uren door aan Partena Professional-HDP via het e-loket. Ook opgenomen vakantiedagen, ziektedagen, verlet,… worden aan de hand van dit overzicht meegedeeld met het sociaal secretariaat.

De VIV kan persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming te allen tijde in te trekken.
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU. Indien er toch een overdracht naar niet-EU landen gebeurt, dan garandeert VIV een GDPR-conforme bescherming van de gegevens.

6. Bewaartermijn
VIV bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.
6.1. Leden
De gegevens (zie ‘Waarom verwerkt VIV gegevens?’) van de federaties die bij ons aangesloten zijn worden maximaal 7 jaar bijgehouden.
6.2. Leden van de aangesloten federaties
De persoonsgegevens van de leden van de aangesloten federaties die aan de VIV worden bezorgd worden niet opgeslagen. Deze gegevens worden enkel doorgestuurd naar Sport Vlaanderen i.f.v. de rapportering (sportdecreet 10 juni 2016).
6.3. Personeel
De gegevens van het personeel worden bewaard zolang ze in dienst zijn. Na het stopzetten van de overeenkomst worden de gegevens nog 7 jaar bewaard.

7. Beveiliging van de gegevens
De VIV stelt alles in het werk om uw persoonsgegevens en privacy te allen tijde te beschermen. Moest er zich toch een incident voordoen waarbij uw gegevens betrokken zijn, dan wordt u persoonlijk verwittigd in de door de wet voorziene omstandigheden.
De VIV heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om (persoons)gegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:
- alle personen die namens VIV van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
- VIV maakt back-ups van gegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
- de medewerkers van VIV zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens;
- er werd een antivirussoftware geïnstalleerd op alle computers die op het algemeen secretariaat worden gebruikt;
- alle document waarop persoonsgegevens staan opgenomen worden op het algemeen secretariaat van de VIV bewaard in mappen. Deze worden in een gesloten kast op kantoor bewaard. Het kantoor sluit steeds wanneer niemand aanwezig is;
- persoonsgegevens van personeelsleden worden doorgegeven aan het sociaal secretariaat via het e-loket. Dit loket wordt beveiligd aan de hand van een gebruikersnaam en paswoord;
- er werd een contract ‘verwerkingsverantwoordelijke – verwerker’ aangegaan met alle derden die in aanraking komen met persoonsgegevens waarover de VIV beschikt.
Leden van de algemene vergadering, de raad van bestuur en het dagelijks bestuur zijn gehouden tot discretie ten overstaan van gevoelige persoonsgebonden informatie die zij zouden vernemen in het kader van hun vrijwilligerswerk en tegenover derden wat betreft de volledige werking van de vereniging.

8. Uw rechten omtrent uw gegevens
U heeft het recht op inzage en recht op correctie of verwijdering van de (persoons)gegevens welke VIV van u ontvangen heeft, met alle daaraan verbonden gevolgen.
Uiteraard heeft u als drager van uw persoonsgegevens het recht om op uw toestemming terug te komen, wijzigingen aan te brengen of een inkijk te nemen in uw geregistreerde gegevens binnen de federatie. U als drager blijft namelijk altijd eigenaar van uw gegevens.
- Uw gegevens schrappen: persoonsgegevens van een aangesloten lid worden geschrapt als ze niet langer nodig zijn voor registratiedoeleinden en het schrappen niet in tegenspraak is met de wettelijke bewaartermijnen of andere voorschriften.
- Recht om uw toestemming in te trekken: een aangesloten lid heeft steeds het recht om een toestemming voor het gebruik van persoonsgegevens in te trekken met alle mogelijk daaraan verbonden gevolgen. Dit kan door een e-mail te sturen naar het algemeen secretariaat via info@viv-sport.be.
Tevens kunt u bezwaar tekenen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers.
Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

9. Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens en de toepassing van de GDPR-wetgeving dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen via mail naar info@viv-sport.be.

10. Wijziging privacy statement
De VSF kan zijn privacybeleid wijzigen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website. De laatste wijziging gebeurde op 1 februari 2019. Oudere versies van het privacybeleid zullen in het archief worden opgeslagen. Stuur ons een e-mail via info@viv-sport.be als u deze wilt raadplegen.

Besluit
Als Vlaamse Organisatie voor Internationale Volkssporten vzw zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:
Vlaamse Organisatie voor Internationale Volkssporten vzw
Huis van de Sport Gent
Zuiderlaan 13
9000 Gent
Tel. 09/243.11.42
E-mail: info@viv-sport.be
Website: www.viv-sport.be
Contactpersoon:
Reinold Borré
Voorzitter VIV