Geselecteerde clubs zullen vanuit hun ambities focussen op het beleid van de club en de intermenselijke aspecten daarbij. Als eerste stap zoomen we daarom niet onmiddellijk in op specfieke uitdagingen, maar achterhalen we samen waar de club momenteel staat en waar de ambitie van de club ligt. VSF kijkt vervolgens samen hoe de club haar beleid verder vorm kan geven, welke stappen best gezet worden, hoe ze daar verschillende stakeholders bij kan betrekken en welke ondersteuningsvormen ze nodig heeft. We plaatsen de sportclubs niet op een eiland, kennis en ervaring uitwisselen is essentieel binnen Clubgrade. Clubs komen in contact met andere sportclubs, ook buiten de sporttak, en zowel sportdienst als sportfederatie worden betrokken in het proces.

Het globale traject ziet er voor een pilootclub als volgt uit: 

1. Opstartmoment

Op 24 september 2018 vond het opstartmoment plaats. In deze inleidende sessie kaderden we enerzijds voor de pilootclubs het Clubgrade proces, wat we verwachten van deze clubs en hoe de Clubgrade ondersteuning eruit ziet (presentatie). Anderzijds formuleerden clubs interactief hun "centrale vraag", zie volgende stap, en was er voldoende ruimte voor een netwerkmoment. 

2. Vraagverkenning

De volgende stap voor deze pilootclubs bestaat uit een "vraagverkennend" gesprek. Twee, voor de club externe, personen faciliteren een gesprek in de club zelf om hun centrale vraag verder te ontrafelen. Waar staat de club vandaag? Waar wil ze naartoe? Dit gesprek gaat ruimer dan het clubbestuur. Ook andere profielen zoals trainers, leden of vrijwilligers worden uitgenodigd. Dit gesprek verkent de door het bestuur aangemelde uitdaging van het bestuur breed binnen de club.

Na het gesprek maakt de VSF ook een “foto” van de clubwerking. Hiervoor vullen zoveel mogelijk bestuursleden, trainers, leden en vrijwilligers een vragenlijst in.

3. Casetafel

De informatie uit het gesprek en de vragenlijsten worden besproken op een casetafel. Hiervoor nodigt VSF de sportclub samen met haar sportdienst en sportfederatie uit. VSF koppelt de analyse terug, VSF doet een trajectvoorstel en luisterd of de club zich kan vinden in de analyse. De eindkeuze voor een clubproject (zie volgende stap hieronder) ligt namelijk bij de sportclub zelf.

4. Clubproject

De sportclub werkt aan een clubproject. De casetafel zorgt voor een duidelijk realistisch doel dat werkt op de betrokkenheid binnen de club en waarvoor de club een planning opmaakt. Er worden ondersteuningsvormen uitgewerkt die sterk gebaseerd zullen zijn op goede praktijkvoorbeelden van andere sportclubs en waar nodig wordt de sportclub in contact gebracht met andere sportclubs.

Pilootgroep 2

In het voorjaar 2019 lanceert VSF de oproep voor een volgende groep pilootclubs die aan de slag gaat vanaf het najaar 2019. Word je hiervan graag persoonlijk op de hoogte gebracht? Stuur even een mailtje naar yves@vlaamsesportfederatie.be